Официальное письмо – это документ, который требует соблюдения определенных правил оформления и структуры. Ниже приведены рекомендации по составлению такого письма.
Содержание
1. Структура официального письма
Письмо должно быть четко структурировано, чтобы адресат мог легко понять его содержание.
- Шапка письма – указывается отправитель и получатель.
- Дата – дата составления письма.
- Заголовок – краткое описание темы письма.
- Обращение – вежливое обращение к адресату.
- Основной текст – суть письма.
- Заключение – подпись и контактные данные.
2. Шапка письма
В верхней части письма укажите:
| От кого: | ФИО или название организации, адрес, контакты |
| Кому: | ФИО или должность получателя, название организации |
3. Дата и заголовок
Дата пишется в формате ДД.ММ.ГГГГ. Заголовок должен кратко отражать суть письма, например: "О нарушении сроков поставки".
4. Обращение
Используйте вежливое обращение, например:
- "Уважаемый Иван Иванович!"
- "Глубокоуважаемая Анна Петровна!"
5. Основной текст
Текст должен быть лаконичным и содержательным. Избегайте лишних деталей. Пример:
"В соответствии с договором №123 от 01.01.2023, поставка товара должна была быть осуществлена до 15.05.2023. Однако на текущую дату товар не получен. Прошу сообщить причины задержки и сроки выполнения обязательств."
6. Заключение
В конце письма укажите:
- Вежливое завершение, например: "С уважением,"
- Ваши ФИО и должность (если письмо от организации).
- Контактные данные для обратной связи.
Пример подписи:
С уважением,
Петров Сергей Николаевич
Директор ООО "Ромашка"
Тел.: +7 (123) 456-78-90
7. Дополнительные рекомендации
- Пишите кратко и по делу.
- Проверяйте орфографию и пунктуацию.
- Если письмо печатается, используйте стандартный шрифт (например, Times New Roman, 12 кегль).
- Для электронных писем указывайте тему в поле "Subject".
